Cómo rediseñar salas de reuniones en la era post-Covid

La pandemia del coronavirus ha obligado a empresas de todo el mundo a rediseñar sus espacios de trabajo para proteger a sus trabajadores  y evitar posibles contagios, lo que obviamente ha traído consigo más de un quebradero de cabeza, sobre todo en lo que respecta a las salas de reuniones. Y es que este tipo de espacios son esenciales para la actividad de las empresas.

Para poder continuar utilizándolas sin renunciar a la seguridad, Actiu ha confeccionado una guía de consejos para adaptar las instalaciones de las empresas en la era post-Covid, incluyendo una serie de protocolos y ejemplos prácticos de redistribución del espacio con el que contamos para reducir en todo lo posible los riesgos, siguiendo las regulaciones establecidas por el Gobierno y las Comunidades Autónomas para la prevención de contagios del coronavirus.

Todos sabemos que el distanciamiento social es la medida más eficaz para evitar los contagios. Pero además de respectar la distancia mínima de 2 metros entre trabajadores, reducir el aforo y la densidad de trabajadores en la empresa, es importante que se realice una labor de concienciación con la plantilla, se fomente la transformación digital, se instalen mamparas de seguridad, materiales antbacterianos, mobiliario ergonómico y se creen espacios versátiles y multifuncionales.

Pero además, la guía recomienda cumplir determinadas medidas de higiene para los empleados y sus puestos de trabajo, señales que garanticen que el tránsito de los trabajadores se realice de manera segura y la instalación de nuevos instrumentos tecnológicos como sensores que eviten el contacto en zonas de uso compartidos o cámaras de control de temperatura corporal.

Medidas de higiene y seguridad en salas de reuniones

La implementación y cumplimiento de protocolos de seguridad e higiene es mucho más complicada cuando se trata de salas en equipo en las que se realizan trabajos colaborativos o se reúnen muchos profesionales cada día, ya que el trasiego de gente suele ser muy amplio. A lo que hay que sumar que muchas veces no se reserva un intervalo de tiempo entre una reunión y otra.

La idea es que este tipo de espacios fomenten la creatividad y la transmisión de ideas entre profesionales y  favorezcan momentos de desconexión entre distintas tareas que requieran un alto nivel de concentración, pero también es fundamental que sean seguros para proteger la salud de los trabajadores.

La cuestión es que la tipología de estos espacios es muy heterogénea. Y es que podemos encontrar desde salas de reuniones abiertas o cerradas para debatir con el equipo a salas con sistemas más estáticos con pantallas, paneles móviles, elementos de apoyo, pizarras, etc y zonas con productos más flexibles.

Tips para adaptar las salas de reuniones al Covid-19

  • Ventilar bien la sala durante un mínimo de 15 minutos antes de entrar. Y, si es posible mantener abiertas las ventanas durante la reunión para que el aire se renueve. Y lo mismo con las puertas.

 

  • Acceder a la sala de reuniones manteniendo siempre la distancia de seguridad y sentarse dejando libre la silla de al lado, evitando cambiar de puesto a lo largo de la reunión. Además, debe mantenerse un orden de entrada. Los primeros se sentarán en las sillas más alejadas de la entrada y los últimos en las más cercanas. Y, al salir, lo haremos al contrario.

 

  • Disminuir el aforo de la sala a un 60%. Por ejemplo, si antes solían entrar 10 personas, ahora el máximo será de 6 personas.

 

  • Reducir el tiempo de duración de las reuniones, haciendo que sean más concisas y efectivas. Lo ideal es que no duren más de media hora y si es posible dejar los temas solucionados en 15 minutos.

 

  • Utilizar siempre la mascarilla para acceder a ella no quitársela bajo ningún concepto.

 

 

  • No dejar ningún elemento sobre las mesas que dificulte la limpieza por parte del personal correspondiente. Además, es recomendable colocar puntos de higiene a la entrada o cerca de las mesas para que los trabajadores puedan desinfectarse antes y después de utilizar la sala de reuniones.

 

  • Usar este tipo de espacios únicamente cuando sea imprescindible.

 

  • Emplear pantallas como instrumento de apoyopara facilitar la comprensión de las distintas explicaciones al resto de trabajadores de la oficina.

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