¿Sabías que confeccionar un plan de oficina puede mejorar la productividad de los trabajadores? Y es que si somos capaces de reducir el tiempo que le leva a un empleado realizar una tarea y además se logra que la comunicación entre ellos resulte fluida los niveles de eficiencia pueden verse incrementados en gran medida, lo cual revierte sobre los rendimientos económicos de la propia compañía. No obstante, el diseño de la empresa dependerá del sistema de trabajo y del tipo de funciones que deban llevarse a cabo. Es por ello que el concepto de empresa tal y como lo conocíamos hasta hace unos años ha sufrido grande cambios para ir adaptándose a las nuevas necesidades que van surgiendo.
Así pues, planificar el diseño de la oficina antes de abrir las puertas de a misma resulta de vital importancia de cara al futuro. Con lo cual las posibles reformas que deban llevarse a cabo no deben ser consideradas como un gasto, sino como una inversión cuyo fin será aumentar los niveles de comodidad del trabajador y hacer que pueda trabajar de una manera más fácil y rápida, es decir, más eficiente.
Por ejemplo, cuando un equipo de trabajo necesita tomar una decisión importante o poner en común algunos detalles de un determinado proyecto a veces es necesario organizar reuniones informales. Así pues, en el diseño de la oficina pueden incluirse salas de conferencias vacías para que varios empleados puedan reunirse y discutir sobre cualquier cuestión de forma rápida y volver al trabajo lo antes posible. Este tipo de reuniones suelen ser muy útiles para resolver dudas o tener claras las directrices a seguir ya que a veces puede resultar complicado exrpesar todo lo que se quiere decir en un documento de texto.
En una empresa es fundamental que haya fácil acceso a los lugares donde el trabajador necesita ir de forma habitual. Un espacio de trabajo debe garantizar que las vías de la oficina queden conectadas entre sí. De esta forma e perderá mucho menos tiempo en los movimientos.
Debes tener en cuenta que una oficina con espacios demasiado abiertos puede incitar a la distracción y, por tanto, a reducir los niveles de concentración y de productividad. Por eso lo ideal en cualquier diseño de oficina es encontrar el equilibrio perfecto para que los trabajadores puedan colaborar entre ellos y que al mismo tiempo puedan hacer sus tareas sin distracciones. Así pues, lo mejor es siempre crear espacios abiertos, pero con lugares apartados para que el empleado pueda trabajar tranquilo cuando lo necesite.
Es evidente que un empleado tiene más probabilidades de hablar con un compañero que esté cerca de su puesto de trabajo que mediante cualquier otro método de trabajo a distancia. Según los estudios realizados, hay pocas posibilidades de que un empleado camine más de 30 metros para hablar con otro. Así pues, si el trabajo requiere una comunicación constante, es importante tener este factor en cuenta a la hora de configurar el diseño de la oficina.
Por último, es importante calcular el área que se va a destinar a espacios abiertos y cerrados, o cual dependerá en gran medida del uso que se les vaya a dar y de las horas que los trabajadores pasarán haciendo cada tarea.
Ahora que ya sabes cómo el diseño de la oficina puede influir en la eficiencia y la productividad de los trabajadores, no olvides llevar a cabo un plan de diseño para tu empresa o realizar las reformas que sean necesarias. Al fin y al cabo se trata de una inversión que ayudará a que todo funcione mejor y contribuirá a ofrecer un mejor servicio al cliente.
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